Pasii deschiderii unui magazin online
15 ianuarie 2021 in Blog eShopTen - Sfaturi si stiri din eCommercePentru antreprenorii români, ideea de a își deschide un magazin online a devenit din ce în ce mai tentantă în condițiile în care România a cunoscut în 2018 cea mai mare rată de creștere a pieței de comerț electronic din întreaga regiune a Europei Centrale și de Est și anume 40%. In 2019, 23% dintre romani au comandat produse online in valoare de 4,3 miliarde de euro, adica aproximativ 12 milioane de euro comenzi zilnice, iar la finalul anului 2021 sectorul e-commerce românesc a atins pragul de 6,2 miliarde de euro, cu aprox. 10% mai mult decât în 2020, potrivit GPeC.
Odată luată decizia de a investi într-un magazin online, antreprenorul se lovește însă de informația puțină și foarte dezorganizată pe care o poate găsi pe această tema și care trece de la lucruri legate de platforma e-commerce și marketing online până la diverse reglementări legislative și avize. Din dorința de a veni în ajutorul antreprenorilor și viitorilor antreprenori e-commerce și de a crește împreună această piață, am pus cap la cap informațiile și pașii de care ai nevoie pentru ca tu să ai un început cât mai ușor în comerțul online și să te poți concentra pe afacerea ta și clienții tăi în loc să ai grija detaliilor juridice și de procedură.
Ca pași principali în deschiderea unui magazin online enumerăm mai jos:
2. Care este codul CAEN necesar pentru activitatea unui magazin online?
3. Alte obligații legislative de care magazinele online trebuie să țină cont
4. Alegerea numelui afacerii – rezervarea domeniului online și a denumirii companiei
5. Pregătirea și depunerea pentru înființarea entității juridice
6. Stabilirea furnizorilor sau producătorilor cu care vei lucra
7. Alegerea platformei de e-commerce pentru magazinul online
8. Alegerea firmei sau firmelor de curierat cu care vei coopera pentru livrarea produselor
9. Alegerea furnizorului de servicii de procesare plăți online
10. Pregătirea magazinului online pentru vânzare
11. Decizii operaționale – angajare personal sau/și externalizarea unei părți din servicii
Deschiderea sau stabilirea entității juridice sub care va funcționa magazinul online
- persoană fizică autorizată (PFA)
- firmă (SRL sau SRL-D)
- întreprindere individuală sau întreprindere familială
Este de analizat și necesitatea obținerii codului de TVA pentru activitatea firmei.
- nume societate
- sediu societate
- adresa
- număr de telefon
De asemenea, pe website trebuie să apară explicit tarifele aferente serviciilor oferite cu precizarea includerii sau nu a TVA-ului și precizări referitoare la includerea sau nu în preț a cheltuielilor de livrare. În plus, magazinele online trebuie să pună la dispoziția clientului o procedură gratuită prin intermediul căreia să poată fi transmise sesizări, comentarii și plângeri.
Din punct de vedere al rezervării denumirii companiei la Registrul Comerțului, această rezervare se poate face și online aici - https://portal.onrc.ro/ Dacă iti doresti ca denumirea societății să includă brandul tau și vrei ca magazinul online să aibă acest nume, este o idee bună să verifici înainte și disponibiitatea numelui de domeniu pe ROTLD - http://rotld.ro/home/.
Pregătirea și depunerea pentru înființarea entității juridice
Odată stabilite forma de organizare, codurile
CAEN, sediul social, nu mai ai decât să pregătești dosarul de înființare a entității
juridice și să depui dosarul. Dosarul de înființare a entității juridice depinde de
forma de organizare pentru care vei opta. Dacă vei opta, spre exemplu pentru un SRL,
dosarul de înființare a SRL-ului magazinului online va trebui să conțină:
- cărțile de identitate ale asociațiilor
- actele sediului social (după caz, acte de proprietate, acord de comodat etc.)
- rezervarea denumirii firmei sau PFA
- actul constitutiv al firmei
- declarație autentificată la notar dacă este vorba despre SRL cu asociat unic
- specimen de semnătură al asociaților
- dovada depunerii capitalului social al firmei
- cererea de înființare a firmei
- după caz, acele eventuale avize sau autorizații de funcționare necesare menționate mai devreme.
Stabilirea furnizorilor sau producătorilor cu care vei lucra
În funcție de produsele pe care le vei comercializa, vei avea de luat o decizie cu privire la furnizorii de produse – vor fi producători, vor fi distribuitori, vei face dropshipping. Va fi nevoie să faci research amănunțit pe categoria ta de produse și să ai discuții și negocieri cu potențiali distribuitori. Este important în acest research să te folosești de tool-urile pe care le ai la dispoziție pentru a afla cât de atrăgătoare pot fi produsele pe care vrei să le aduci pentru publicul din România – folosește tool-uri gratuite precum Google Trends sau Google Ads Keyword Planner pentru a afla ce caută clienții tău pe Google și a afla ce produse ar putea avea un grad mai ridicat de atractivitate.
Alegerea platformei de e-commerce pentru magazinul online
Odată stabilită entitatea juridică corespunzătoare magazinului tău online, pasul al doilea este construirea sau stabilirea interfeței tehnice – magazinul tău online propriu-zis. Aici vei avea de ales între multiple variante disponibile pe piață de la platforme custom-made la platforme open source sau variante de platforme SaaS (software as a service), platforme de magazine online de închiriat, reale soluții de magazine online la cheie.
Pentru magazinele online aflate la început, soluția optimă din punct de vedere al costurilor este platforma închiriată (soluția SaaS). Marele avantaj al soluției pare a fi, la o primă vedere, costul. Dar, lăsând la o parte rapiditatea instalării și costurile mai mici de lansare a unui magazin online, platforma SaaS are ca avantaje:
- faptul că este construită pe experiența de vânzare online a sute de magazine deja funcționale – mare avantaj din punct de vedere customer experience și intuitivitatea navigării;
- are deja făcute la cheie integrările cu principalii furnizori de servicii de care vei avea nevoie: firme de curierat, firme de procesare de plăți online, comparatoare de prețuri, tool-uri de marketing, platforme de afiliere, platforme de email marketing, software de gestiune, POS sau ERP, servicii e-fulfillment, integrare Facebook și Google login, principalele marketplace-uri;
- o soluție e-commerce SaaS are deja făcute setările de GDPR de care ai nevoie începând cu 25 mai 2018.
Atentie si la tipul de vanzare! Platformele de eCommerce au nevoie de functionalitati diferite daca vinzi catre cosumatorul final sau catre revanzatori. Daca ai deja un magazin in mall (offline) - poate iti doresti ca o comanda plasata online sa poata fi ridicata din punctul de lucru fizic - atunci vei avea nevoie de functionalitati specifice OmniChannel de tipul Click&Collect. Lucrurile se complica daca ai o Farmacie sau drogherie, pentru a-ti putea deschide o Farmacie Online in conformitate cu legislatia in vigoare - site-ul trebuie sa indeplineasca mai multe conditii. Iar daca ai o companie de distributie cu vanzare en gros catre consumatori mari, HoReCa sau Revanzatori, atunci vei avea nevoie de un Portal B2B care sa tina cont de Conditiile Comerciale specifice fluxurilor tale operationale (preturi negociate, limita credit, sold restant, MOQ etc.). Asigura-te ca platforma de eCommerce pe care o alegi iti pune la dispozitie modulele potrivite.
Alegerea firmei sau firmelor de curierat cu care vei coopera pentru livrarea produselor
După cum povesteam mai sus, livrarea produselor comercializate de magazinul online către
consumatorul final se face prin firmele de curierat. Acestea încasează de cele mai multe
ori și banii de la clienți. Este deosebit de important să discuți și negociezi din vreme cu firmele de curierat și să închei contractul cu acestea, iar apoi să ai grijă de integrarea
(prin API sau altfel) firmei de curierat cu platforma e-commerce pe care va funcționa
magazinul tău online.
Ce ar trebui să pregătești pentru discutiile preliminare cu firmele de curierat:
- previziuni referitoare la numărul de comenzi în prima lună de colaborare;
- date referitoare la procesul logistic de primire a comenzilor de către firma de curierat și de modul de predare a coletelor către aceștia.
Ce va trebui apoi să negociezi și ce informatii suplimentare sa soliciti cand vine vorba despre oferta comerciala a firmei de curierat:
- să ceri din vreme draftul de contract standard al firmei de curierat pentru o cooperare e-commerce;
- să ceri un cont demo pentru vedea cât de intuitivă este platforma și cât de ușor de folosit este;
- să ceri documentația tehnică completă pentru integrare sau să te asiguri că există integrare între platforma magazinului tău online și firma de curierat deja sau că se poate face ușor;
- să negociezi costul de livrare, de retur, costul de transfer pentru rambursul la livrare, valoarea de asigurare a coletelor pierdute, costul de trimitere email sau SMS de notificare client. De asemenea, ai în vedere să discuți si despre alte servicii – Click & Collect, livrare la puncte de proximitate sau lockere, plată prin mobile POS la livrare etc. – servicii disponibile în funcție de compania de curierat aleasă;
- stabilește pentru tarifele de mai sus praguri de volume de comenzi la care se vor negocia aceste tarife.
Alegerea furnizorului de servicii de procesare plăți online
Este foarte important să stabilești din timp discuțiile și negocierele cu firmele de procesare de plăți online prin card și să închei contractul cu acestea. Este important să discuți din timp oferta comercială pentru firmele procesatoare de plăți online pe care le ai în vedere și să negociezi comisioanele aferente pentru plata online prin card în funcție de diferite praguri de volume procesate lunar.
Pregătirea magazinului online pentru vânzare
Cele mai importante aspecte de avut în vedere înainte să lansezi magazinul online ar fi:
- testarea User Experience a magazinului tău online – să plasezi comenzi de test și să verifici dacă este ușor de folosit, dacă este intuitivă plasarea comenzilor online, dacă procesul de comandă nu are erori etc;
- alegerea Temei de Design potrivite tipului tau de afacere;
- descrierea produselor, fotografiile de produs și alte detalii legate de paginile de produs;
- modul de import al produselor în magazinul tău online.
Aceste setari si configurari tehnice, personalizarea designului si implementarea integrarilor pot fi foarte consumatoare de timp; ideal ar fi sa gasesti un furnizor care iti poate oferi aceste servicii de tipul Magazin Online la Cheie - astfel vei avea timp sa te dedici strategiei de marketing si promovare. Odată testate detaliile de funcționare a fluxului de comandă și a fluxului de navigare prin magazinul online pentru utilizator, este important să te asiguri că paginile de produs din magazinul tău online pun bine în valoare produsul – descrieri tehnice, imagini de produs, recomandări de alte produse etc. Va trebui să obții descrierile produselor de la producător sau furnizor, dar ai în vedere că din punct de vedere SEO (indexare în Google Organic) este recomandat ca măcar primele 1-2 propoziții din descrierea produsului în magazinul tău online să fie originale.
Un aspect important la care trebuie să te gândești din timp sunt fotografiile pentru produse sau eventualele video-uri de prezentare ale produselor. Este important să discuți cu furnizorii de produse pentru a afla ce fotografii sau materiale îți pun la dispoziție și să te asiguri că acestea pot fi folosite, în ce condiții și să verifici dacă îndeplinesc criteriile de calitate necesare unei bune informări a consumatorului. Este recomandat ca fotografiile de produs să pună produsul în context, să scoată în evidență detaliile și să fie cât mai atrăgătoare. Mai ales pentru produse din categoriile fashion, mobilă și decorațiuni sau produse pentru copii și bebeluși, unde cumpărăturile tind să fie impulsive, este important ca aspectele și detaliile care conving utilizatorul să cumpere să fie la fel de bine evidențiate și puse în valoare precum aspectele funcționale.
Este important să vezi cum se face importul de produse în platforma magazinului tău
online. Cel mai probabil va fi printr-un fișier de import cu câmpuri prestabilite pe
care tu va trebui să le ai completate din timp pentru toate produsele. Poti apela si la serviciile unei agentii care sa iti documenteze produsele.
Este important să îți pui din timp pe hârtie un plan de afaceri al magazinului online. În
funcție de investiția ta inițială și previziunile de vânzări online, te vei lovi și de
alte decizii – cât de repede să angajezi personal sau să externalizezi servicii
operaționale, de logistică sau marketing. Din operațiunile de zi cu zi ale unui magazin
online fac parte cel puțin următoarele:
Partea de fulfillment pentru comenzi – stocuri, împachetare, facturare, pregătire pentru livrare. Această parte o poți face tu la început sau poți angaja pe cineva pentru asta sau o poți delega unei firme de e-fulfillment. Este important:
- sa decizi cu ce software de facturare vei lucra (nu e greu să te ocupi tu manual de primele 2-3 facturi, dar în timp vei avea nevoie de o soluție automată)
- să te asiguri de integrarea ușoară a acestuia cu platforma ta e-commerce
- cum vei face împachetarea comenzilor și care este procedura de lucru cu firma de curierat – atât pentru comenzi, cât și pentru retururi și, mai ales, pentru situații speciale care vor apărea (colete pierdute, colete deteriorate, colete refuzate etc);